RINGKASAN MODUL 7 - ASIP4324 PENGELOLAAN ARSIP VITAL





RINGKASAN MODUL 7 

Metode Perlindungan Arsip Vital

Krihanta. Pengelolaan Arsip Vital. Jakarta: Universitas Terbuka, 2013
.

Perlindungan arsip vital merupakan suatu upaya untuk melindungi dan mengamankan arsip vital 
sekaligus memulihkan arsip vital yang rusak karena bencana, baik isi informasi dan fisiknya. Metode
perlindungan arsip vital terdiri atas: proteksi arsip vital dan pemulihan arsip vital.

Kegiatan Belajar 1: Proteksi Arsip Vital
Upaya perlindungan arsip vital diharapkan dapat mencegah segala resiko kerugian yang lebih luas,
bukan lagi kepentingan unit kerja saja tetapi juga organisasi. Perlindungan arsip vital harus melalui
perencanaan dan perispan sebelum bencana, saat terjadinya bencana dan pemulihan pasca bencana..
Salahsatu kegiatan perencanaan perlindungan arsip vital dengan melakukan proteksi dengan cara
mencegah dan menghindari fisik dan informasi arsip vital  dari ancaman kerusakan maupun
kemusnakan yang disebabkan oleh berbagai faktor kerusakan, terutama bencana. Kegiatan proteksi ini
memerlukan beaya.
A.  Faktor-faktor Yang Memengaruhi Penetapan Metode Perlindungan Arsip Vital. 
1.  Kebutuhan Akses. Kebutuhan akses terhadap arsip vital harus disesuaikan dengan
kepentingan organisasi, karena tidak semua informasi arsip vital terbuka bagi semua orang.
Dengan demikian, arsip penggunaan/akses arsip vital harus dibatasi secara visik sehingga
dapat ditampilkan dalam komputer atau di media yang lain.
2.  Lamanya Masa Simpan. Arsip vital tidak akan disempan selamanya, informasi arsip vital akan
menurun setelah terciptanya informasi arsip yang baru dan ditetapkan sebagai arsip vital.
Informasi yang terkadung dalam arsip vital tersebut akan mempengaruhi masa simpan arsip
vital, sehingga terjadi perbedaan masa simpannya.
3.  Kualitas Fisik Arsip. Arsip vital yang disajikan dan digunakan bentuk aslinya, maka lambat laun
akan menurunkan kualitas fisk arsip vital tersebut. Cara yang paling aman untuk menghindari
kerusakan fisik dengan mengalih mediakan arsip vital atau memberikan kopiannya saja.
B.  Bentuk-bentuk Metode Pelindungan Arsip Vital. Ira A. Penn (1994): metode perlindungan arsip vital
tergantung dari jenis media arsip yang disimpan dengan tiga cara: duplikasi (penggandaan atau
membuat salinan dengan mengkopi atau dengan medea lain), dispersial (pemencaran lokasi
penyimpanan terhadap duplikasi arsip vital: existing dispersal/penyebaran yang terprogramkan,
improvised dispersal/pemencatan akibat kebutuhan atau diluar program, pemindahan/transfer
untuk arsip vital dinamis inaktif dan dilakukan secara periodik, peralatan khusus/dengan
menggunakan sarana khusus agar tahan api/air/benturan, penyimpanan di pusat arsip/record
center) dan peralatan khusus. Betty R. Ricks: duplikasi, built-in dispersial, improvisial, dan vaulting.
C.  Bentuk Perlindungan Arsip Vital lain. Arsip vital perlu dilindungi, misalnya dengan penggunaan
sistem keamanan, membatasi jalan masuk lokasi arsip, membatasi penggunaan, mengoptimalkan
penggunaan pembasmi hewan, mengatur temeratur, menggunakan pembersih udara.
D.  Pengamanan Arsip Vital. Pengamanan di sini dengan sasaran agar organisasi mampu menjamin
kerahasiaan arsip vital, mampu menyediakan arsip dengan cepat, mencegah akses bagi yang tidak
berwenang.
E.  Pemeliharaan Ruang Penyimpanan Arsip Vital. Ruang penyimpanan arsip harus mampu
mencegah kerusahan arsip dengan berbagai jenisnya.

Kegiatan Belajar 2: Pemulihan Arsip Vital

A.  Rencana Pencegahan dan Pemulihan Bencana
Sasaran pencegahan dan pemulihan bencana adalah (Sulistyo Basuki, 2003:449):
2

1.  Adanya metode yang efektif dan efisien
2.  Adanya koordinasi dalam pemulihan arsip pasca bencana
3.  Meminimalkan ganggunan terhadap kegiatan rutin
4.  Membatasi meluasnya kerusakan dan mencegah terjadinya bencana yang lebih luas
5.  Menyusun aoperasi alternatif
6.  Menyediakan jasa dan operasi pemulihan
7.  Mencegah luka terhadap personil yang melakukan pemulihan
8.  Mecegah kerusahan harta dan aset organisasi
9.  Meminimalisir dampak ekonomi
10. Menjamin kelangsungan organisasi akibat bencana

B.  Tim Penganggunalangan Bencana
Perlu dibentuk  Tim Penanggunalangan Bencana dalam rangka pemulihan dan penyelamatan arsip
vital: Tim Administrasi, Tim Penunjang, Tim Pelaksana, Tim Pengamanan.

C.  Bentuk-bentuk Metode Pemulihan Arsip Vital
1.  Vacuum Freeze Drying, proses yang dilalui bahan-bahan arsip (kertas) untuk dibekukan (dalam
ruang hampa) dan dikeringkan dalam ruang yang bersuhu tinggi.
2.  Vacuum Drying, proses pengeringan arsip kertas basah yang tidak ditempatkan dalam suatu
ruangan.
3.  Freezing, proses pembekuan arsip kertas di bawah titik beku untuk mematikan jamur.
4.  Air Drying, proses pengeringan dengan udara. Proses ini dengan menjaga suhu dan kelembaban
udara.

D.  Pemulihan Arsip Akibat Bencana Kebakaran
Kebakaran berpotensi memusnahkan arsip, apalagi arsip kertas. Tindakan awal mencegah kebakaran
agar tidak meluas yaitu dengan air. Penanganan pemulihan arsip yang terbakar:
1.  Menggunakan alat yang digerakkan manual
2.  Menggunakan forklift berdaya gas
3.  Tidak menggunakan alat pemanas, mesin fotokopi, baterai, sumber api
4.  Tidak menggunakan bahan kimia, minyak, cat
5.  Tidak merokok
6.  Membatasi ruang penyimpanan arsip dari sumber cahaya  
Download e-book
 

Komentar